Los proyectos y equipos exitosos requieren reuniones para lograr las metas y los objetivos de la organización. Los líderes ocupados, sin embargo, por lo general son algo anti-reuniones debido a la interrupción que parecen ser para hacer el trabajo real. Sin embargo, he descubierto que gran parte de la frustración se encuentra en la falta de una preparación adecuada previa. a la reunión. Cuando se hace bien, el tiempo dedicado a las reuniones puede mejorar los proyectos y fortalecer el trabajo de la organización. Una gran parte de mejorar las reuniones se encuentra en la preparación previa a la reunión.
Aquí hay 7 formas de prepararse para reuniones más efectivas:
Haga la gran pregunta – La gran pregunta que debe hacerse antes de programar cualquier reunión es: «¿Necesitamos reunirnos?» Personalmente, para mí, la mayoría de las reuniones se sienten como si fueran una interrupción, aunque me doy cuenta de su importancia. Si el problema se puede manejar sin reunirse, la mayoría no discutirá. Las reuniones innecesarias causan frustración y ralentizan el progreso. Si las personas están de acuerdo en que es necesaria una reunión, es más probable que vengan preparados para lograr algo.
Determine una victoria – La reunión será más exitosa si antes de que comience la reunión el propósito es claro. Haga la pregunta: «¿Qué debemos lograr en la reunión para que tenga éxito?» Trabajar hacia una victoria definida ayudará a mantener la reunión en la dirección correcta.
Invite a las personas adecuadas – No todas las reuniones deben involucrar a todas las personas del equipo. Decida quién debe estar en la mesa e invite a las personas apropiadas. Quienes no tengan un propósito definido tenderán a desviar la reunión de su propósito y los dejará frustrados. Como líder, suelo preguntar a las personas de mi equipo: «¿Necesito estar allí?» cuando me enteré de una reunión, antes de colocarla en mi calendario.
Decidir un límite de tiempo y frecuencia – Me aburro mucho después de una hora. Algunas de nuestras reuniones, como nuestras reuniones de personal quincenales, toman más tiempo, pero como regla general, prefiero las más breves en lugar de las más largas y las menos frecuentes en lugar de las más frecuentes. Si está atrayendo líderes a su organización, querrán que las reuniones se mantengan al mínimo posible.
Elabore una agenda – La reunión debe tener un propósito, pero no estar demasiado controlada por el tiempo. Asegúrese de dejar suficiente tiempo para la lluvia de ideas, las preguntas y las interacciones sociales necesarias, que suceden con equipos saludables. Para nuestro equipo, la parte social inicia el proceso creativo y hace que la gente participe en la reunión.
Dar aviso adecuado – Esto no siempre será posible, pero las personas a las que les gusta estar preparadas, tienen tendencias introvertidas o son muy organizadas darán una mejor participación, si se les da suficiente tiempo para prepararse para la reunión.
Planifique comenzar y terminar a tiempo – Las personas dudarán menos en asistir a sus reuniones si saben que no abusarán de su tiempo.
¿Qué consejos tiene para prepararse para reuniones más efectivas?