Parece que veo tweets o blogs casi todos los días en los que alguien se queja de las reuniones. O publico un comentario sobre tener varias reuniones seguidas y la gente me envía notas de pésame como si acabara de enterrar a un amigo.
Pero no es así como veo las reuniones. Encuentro que las reuniones suelen ser los momentos más productivos de mi semana. Es un momento en el que puedo conectarme con personas que disfruto, hablar sobre cosas que me apasionan y progresar que tendrá un impacto real en personas reales.
Aquí hay algunos pensamientos aleatorios sobre tener reuniones productivas…
- No sobrecargue su agenda y no subestime la importancia del tiempo de conexión relacional. Creo que los equipos saludables en realidad permiten que las reuniones se desvíen de vez en cuando, porque la prioridad más alta del momento es experimentar la comunidad.
- Las reuniones más productivas suceden cuando sabes quién está dirigiendo el punto — y lo que planea lograr al final de la reunión. Ponga esto por escrito en la parte superior de la agenda. En una reunión reciente del equipo senior de 13 horas (dos días completos), publiqué los objetivos al comienzo del primer día. Ninguno de nosotros pensó que seríamos capaces de lograrlo en dos días. Sin embargo, al mantener los objetivos frente a nosotros y revisarlos cada dos horas, nos mantuvimos enfocados, evitamos conversaciones triviales y logramos cada objetivo al final del segundo día.
- Cuando sea posible, envíe la agenda con anticipación. Dar a la gente la oportunidad de contribuir. Si no lo agregan a la agenda antes de la reunión, no permita que lo mencionen durante la reunión. Simplemente diga: «Ese» es un gran tema. Discutámoslo fuera de línea y consideremos agregarlo a la agenda de la próxima semana».
- Termine la reunión con un “QUIÉNhará QUÉ QUÉ por CUANDO” lista — y distribuir esto inmediatamente después. Utilice esta lista impresa para comenzar su próxima reunión.
- Considere apilar sus reuniones. Intento apilar todas mis reuniones los martes y miércoles. Cuando llego, sé que es un día de reunión. No tengo que preocuparme por no terminar mi lista de tareas pendientes. Del mismo modo, los lunes o viernes, puedo ser una máquina de productividad ya que tengo pocas reuniones.
- Si considera que una reunión es una pérdida de tiempo, pero no es el líder, entonces empezar a liderar. He estado en esa situación muchas veces y pedí permiso para acompañar a un líder posicional para ayudar con la preparación de la reunión, establecer la agenda o ejecutar el punto para mantener la reunión productiva.
- Ponga el grandes rocas en primer lugar. Asegúrese de que sus reuniones más importantes tengan prioridad en su agenda. Si otras reuniones pueden caber alrededor de las “grandes rocas” – entonces genial Pero si no, no las programe.
Conclusión: si se encuentra en una cultura donde las reuniones se sienten como una pérdida de tiempo, cambie la cultura. ¿Cómo? Una reunión a la vez.